Előrendelések "berendelése"
A vevői előrendelések esetében a program lehetőséget ad a vevői rendelések közvetlenül szállítói rendelésekké konvertálására. A beszállítás partnere minden esetben az előrendeléseknél beállítható "Rendelés beszállító" alapján történik., az előrendelt terméknél beállított beszállító alapján. A funkció végrehajtásakor a rendelési tétel előrendelésben lévő mennyisége alapján létrejön egy beszállítói rendelés. A vevői és beszállítói rendelési sorok a háttérben összekapcsolásra kerülnek, hogy a program tudja, melyik beszerzés beérkezésekor melyik vevői rendelést kell befoglalni.
A választható lehetőségek a következők:
●Értékesítésenként/beszállítónként külön beszállítás
Ebben az esetben minden vevői értékesítés rendelésre külön beszállítói rendelés jön létre, termék beszállítónként külön-külön.
●Beszállítónként összevont beszállítás generálása
Összevont beszállítás generálást választva termék beszállítónként csak egy beszerzés jön létre. Amennyiben az adott beszállítónak van nyitott rendelése, az új rendelési tételek hozzáadásra kerülnek a nyitott rendeléshez.
Rendelés generálás módjai:
●Meglévő beszállításba
Amennyiben az adott beszállítónak van nyitott rendelése, az új rendelési tételek hozzáadásra kerülnek a nyitott rendeléshez.
●Új beszállításba
Minden esetben új beszállítás jön létre a vevői rendelés tételeiből.
FONTOS: a különböző értékesítési mozgásnemekhez különböző beszerzési mozgásnemeken jön létre a beszerzési rendelés.
A beszerzési rendelésen szereplő árat a program kalkulálja. ennél fogva azt a felhasználónak felül kell vizsgálnia. Az ár kalkulációja az alábbi feltételek szerint történik:
●Amennyiben a beszerzési rendelés partnerének az adott termékre van érvényes "várható beszerzési ára", akkor azzal kerül be a rendelésbe.
●Ha nincs ilyen ár, akkor a beszerzési partner korábbi, az adott termékre vonatkozó utolsó rendelésben alkalmazott beszerzési árral kerül be a rendelésbe.
●Ha ilyen ár sincs, akkor az adott termékre vonatkozó utolsó rendelésben szereplő beszerzési árral kerül be a rendelésbe.
Hibalista
A beszerzések generálása csak bizonyos feltételek esetén végezhető el. Ha a feltételek teljesülnek, létrejönnek a kívánt beszerzések. Amennyiben az ellenőrzések eredményképpen hibák keletkeznek, a program egy listában összegyűjti az eredményeket és riport formájában jeleníti meg azokat.
Az ellenőrzés során az alábbi hibák keletkezhetnek:
●Rendelés partnere nincs megadva
Az előrendelés állapota rendelés alatti, de nem lett megadva a rendelés beszállítója.
●Nem előrendelt tétel
A kiválasztott vevői rendelés nem tartalmaz előrendelt mennyiséget.
●A tételhez már készült generált beszállítás tétel!
A vevői rendeléshez már létre lett hozva a kapcsolódó beszerzési rendelés.
●A mozgásnemhez nincs beállítva beszállítási mozgásnem!
A vevői rendelés mozgásneméhez nincs felparaméterezve a kapcsolódó beszerzési rendelés mozgásnem. A törzsadatoknál be kell állítani.
Előrendelés "Rendelés beszállító" beállítása
Az előrendeléseknek a nyomon követés érdekében saját állapotuk van. Ez az állapot az előrendelések áttekintése képernyőn állítható be manuálisan. A funkció a gyorsmenüből indítható, az indítást követően egy külön dialógusban végezhető el a beállítás.
A rendelés beszállítójának megadása a "Rendelés alatt" állapot beállításával párhuzamosan történik. Az állapot megadásakor, van lehetőség a beszállító kiválasztására.
A rendelési beszállító utólagos módosításakor automatikusan törlődik az adott tétel a beszerzésből, amennyiben a kapcsolódó beszerzésben szereplő tétel még nem érkezett be (nincs betárolva).
FONTOS: ebben az esetben az új beszerzési partnerre új beszerzési rendelés nem jön létre automatikusan. Azt manuálisan kell generálni.
Előrendelés tétel lebontás
Előfordulhat az az eset, amikor nem sikerül a teljes mennyiséget az eredetileg kijelölt beszállítótól beszerezni. Ennek az esetnek a kezelésére szolgál az Előrendelés tétel lebontás funkció.
A lebontás funkció két sorra bontja az előrendelési sor. Az egyik sor a sikeresen már lefoglalt mennyiséget, a másik a még előrendelésben lévő tételt tartalmazza.
FONTOS: A beszerzési rendelés alatt álló előrendelések rendelés beszállítójának megváltoztatásával a beszállítói rendelés nem lesz aktualizálva csak akkor, ha újra megtörténik a Beszállítás generálás. Ekkor régi beszállító rendeléséből automatikusan törölésre kerül a termék és létrejön egy új beszállítói rendelés. A előrendelési állapot megváltoztatásakor a beszerzési rendeléseket manuálisan kell aktualizálni.
Generált beszerzési rendelés bontása
Abban az esetben, amikor a beszállítás csak részben teljesül, a beszerzés nem zárható le. A lezáráshoz minden tételnek be kell érkeznie. Ha mégis le kell zárni, akkor le kell bontani az előrendelt mennyiségeket egy új beszerzésbe. Erre szolgál a bontási funkció, esetünkben az Nyitott mennyiségek lebontása.
Ez a funkció a beszállítások képernyőjén érhető el, a gyorsmenüből.
Vannak esetek, amikor a bontás nem végezhető el, ezek az esetek az alábbiak:
●A szállítólevél minden tétele betárol.
●A szállítólevél csak betárolatlan tételeket tartalmaz.
●Részben számlázott bevételezés nem bontható le.