Az előrendelésekkel kapcsolatos funkciók a Termék lapon érhetőek el, az Előrendelés funkcióban.
Előrendelések foglalása
Lehetőség van az előrendelések utólagos foglalására az Előrendelés foglalása funkció segítségével.
1.Válassza ki a foglalni kívánt előrendelést vagy előrendeléseket.
2.Kattintson a Termék lapon az Előrendelés foglalása funkcióra.
3.A felugró ablakon megerősítés szükséges ahhoz, hogy mely tételeket foglalja a rendszer. Igen válasz esetén az adott tételeket foglalja, Mind válasz esetén az összes tétel foglalásra kerül.
4.Amennyiben sikeresen elkészült a foglalás egy tájékoztató üzenet jelenik.
Lemondás
Az előrendelések lemondására csak nyitott, feldolgozás alatt, javaslatban állapotú előrendeléseknél van mód.
1.A Termék lapon válassza ki a lemondani kívánt előrendelést vagy előrendeléseket, majd kattintson a Lemondás funkcióra.
2.A felugró ablak egy megerősítést kér a lemondási tétel mennyiségére vonatkozóan. Igen válasz esetén adott tételekre történik a lemondás, Mind válasz esetén az összes előrendelt tételre.
3.Igen válasz esetén a lemondás elkészülhet Jóváírás nélkül, Jóváírással vagy kiléphetünk a lemondásból.
Jóváírás nélkül: Ebben az esetben a lemondott tétel "nem számlázandó" állapotot kap, melynek eredményeként, akkor sem készül róla jóváírás, ha számlázva volt.
Jóváírással: Jóváírással történő lemondás esetén azokban az esetekben, ahol az előrendelt mennyiség kiszámlázásra került, számlázandó állapotba kerül a vevői rendelés, és a lemondott tétel a következő számlázáskor automatikusan jóváírásra kerül.
4.A lemondások feldolgozását megelőzően több szempont szerint is ellenőrizni kell a kijelölt tételeket. Az ellenőrzés eredménye egy hibalistában kerül összefoglalásra, mely elmenthető/kinyomtatható. A hibalista az alábbi ellenőrzések eredményét tartalmazza:
Figyelmeztetés: a kijelölt tételek között van-e olyan, melynek van készlete. Figyelmeztetés: jóváírás nélküli lemondás esetén vannak-e olyan tételek, melyek korábban már számlázva lettek.
Hiba: jóváírással kell lemondani az előrendelést, de a rendelés kényszerítetten van számlázottra állítva.
5.A figyelmeztető ablak bezárása után a felugró ablak megerősítést kér a lemondás indítására.
6.A lemondás befejezésével egy információs ablak tájékoztat a sikeres lemondásról.
7.Az Előrendelés lapon a Lemondott állapotra történő szűréssel listázára kerülnek a Lemondott tételeket.
Amennyiben a lemondott tételekhez szolgáltatások is kapcsolódnak, abban az esetben a kapcsolódó szolgáltatások automatikusan lemondásra kerülnek. A lemondás a szerződéshez köthető szolgáltatásoknál és a weben hozzárendelhető szolgáltatásoknál is egyaránt végbemegy.
A postaköltség tekintetében ha egy adott rendelésből minden könyv lemondásra került, és a rendelés státusza lemondott lesz, akkor a postaköltség is automatikusan lemondásra kerül.
Visszaigazolás
Visszaigazolás bármely lemondott, vagy lemondott-visszaigazolt tételre elküldhető. A tételekre külön-külön és csoportosan is küldhető visszaigazolás, mivel az Előrendelés dátuma szűrő segítségével a több részletben lemondott tételeket is lehetőség van összegyűjteni és csoportos visszaigazolni. Ugyanezen módszerrel a már elküldött visszaigazolások újra elküldhetők.
Figyelem: ezt a módszert alkalmazva a programmal nem garantálható, hogy a lemondott-visszaigazolt állapotú előrendelésekről tényleg készült visszaigazolás!
A kiválasztott tételeket kijelölve a Termék lapon található Visszaigazolás funkcióra kell kattintani, majd az e-mailek kiküldése után felugrik egy információs ablak a lemondás állapotáról:
A lemondások visszaigazolása emailben történik, webes rendelés esetén a rendelés leadója lesz az email címzettje. Ellenkező esetben a kapcsolódó elszámolásban rögzített megrendelő. Ha nincs megadva szerződés, akkor a rendelés vevője lesz a címzett. Amennyiben sem a megrendelőhöz, sem a vevőhöz nincs e-mail cím rögzítve, a visszaigazolást küldő e-mail címére küldi el a program az értesítést.
A visszaigazoló e-mailekhez minden esetben mellékletként csatolásra kerülnek a lemondott tételek PDF, vagy Excel formátumban.
Alapértelmezett e-mail címként berögzíthető egy dolgozó e-mail címe, vagy egy munkacsoporthoz tartozó e-mail cím is. Ez esetben a dolgozók dönthetik el, hogy milyen módon tájékoztatják azon partnereket, akiknek nem volt e-mail cím berögzítve.
A lemondott-visszaigazolt tételek visszakereshetők az Előrendelés lapon az Előrendelés állapota szűrési funkció segítségével.